1.1.
Latar Belakang
Pada era modern
ini, penerapan knowledge management
tidak terbatas pada suatu individu yang ingin mempermudah segala aktivitas,
tetapi hingga perusahaan yang ingin memperluas area kerja, meningkatkan
kualitas dan kuantitas produk serta dapat bertahan dalam persaingan dunia usaha
yang sangat kompetitif. Semua hal tersebut bertumpu kepada bagaimana kegiatan
produksi dapat berjalan sesuai dengan sistem operasional dan hasil produk yang
diharapkan.
Terdapat lima
faktor yang mempengaruhi kegiatan produksi yaitu tenaga kerja (labor),
modal (capital), sumber daya fisik (physical resources),
kewirausahaan (entrepreneurship), dan sumber daya informasi (information
resources)(Griffin R 2006). Maka, knowledge management salah satu cara
efektif untuk meningkatkan kegiatan produksi guna membantu pencapaian target
perusahaan.
Knowledge management merupakan sebuah konsep yang dikembangkan
berdasarkan pemahaman tentang proses – proses pengetahuan dan pemanfaatan
pengetahuan manusia dalam lingkungan sekitar untuk dijadikan pedoman
pengambilan keputusan atau memenuhi kebutuhan manusia yang tidak terbatas,
namun dengan sumber daya yang terbatas.
Teknologi informasi juga mempengaruhi laju
perkembangan perusahaan karena membuka kesempatan penyamarataan informasi
setiap individu tanpa batasan waktu dan tempat serta membuat perubahan tren
sangat cepat, apabila progress perusahaan
tidak berbanding lurus dengan pergerakan teknologi informasi,maka perusahaan
harus siap mengalami penurunan income dan
kalah saing.
Teknologi
Informasi yang banyak diakses oleh karyawan perusahaan adalah
web dan android.
Web meruoakan kumpulan halaman
web
yang terhubung dan berisi informasi melalui perangkat keras berbentuk komputer
dan laptop, tapi dalam perkembangannya
web
dapat diakses dari sistem operasi mobile melalui aplikasi yang terhubung dengan
web service dan
database. Hal ini memberikan keuntungan bagi karyawan yang tidak
dapat menghidupkan komputer, akan tetap menerima informasi yang bersifat
urgent dan dibutuhkan.
Oleh karena itu, knowledge management dan teknologi
informasi merupakan sebuah jawaban bagi perusahaan untuk selalu berkembang dan
bertahan dari persaingan dunia tanpa takut menurunkan kualitas para individu
dalam proses penyerapan informasi dan tertinggal dari trend teknologi modern.
Knowledge management bagi perusahaan bukanlah hal baru karena pernah
dilakukan dalam kegiatan penyampaian pengetahuan antar karyawan, diskusi
masalah dan pelatihan skill. Akan
tetapi, manajement yang dilakukan tidak secara sistematis dan terorganisir
dengan baik sehingga akan mengalami kesulitan dalam pengumpulan knowledge yang sewaktu-waktu dibutuhkan,
intensitas transfer antar karyawan dan presentasi terciptanya metode baru untuk
penyelesaian masalah menurun.
PT. XYZ merupakan salah satu perusahaan di bidang teknologi informasi,
berfokus pada pengembangan sistem barcode
, wireless dan mobile
computing yang produknya sudah banyak digunakan oleh perusahaan mitra di
bidang retail, pabrik, kesehatan, jasa, dan pemerintahan, maka PT. XYZ harus selalu melakukan recovery
dan revolution skill serta mewajibkan
karyawan menguasai banyak kemampuan seperti bahasa pemograman Asp, Java, Html,
Jaringan dan Implementasi perangkat keras untuk meningkatkan kualitas produk
sesuai perkembangan trend teknologi.
Dalam mendukung hal tersebut perusahaan mengadakan kegiatan knowledge management sepeti diskusi,
rapat, training dan voting.
Kegiatan knowledge management memberikan banyak
hal positif bagi penunjang kemampuan karyawan, khususnya saat menghadapi
permasalahan pekerjaan dan mempermudah karyawan mendapatkan informasi yang
wajib diketahui, namun untuk melaksanakan kegiatan tersebut tidak tanpa kendala
dan kekurangan.
Karyawan PT. XYZ memiliki jam kerja yang padat, harus mengikuti
kunjungan kerja ke perusahaan mitra, terkadang mengambil cuti panjang atau
sakit dan menanggung banyak pekerjaan yang segera deadline sehingga sedikit berkesempatan mengikuti kegiatan bertatap
muka dalam konsep knowledge management
yang diterapkan perusahaan.
Saat
diskusi, rapat, training dan voting berlangsung, PT. XYZ mengeluarkan banyak biaya untuk makan, pengadaan peralatan,
membayar uang lembur karyawan dan harus menunggu waktu yang tepat serta menyesuaikan
jadwal kerja. Meskipun sangat bermanfaat untuk meningkatkan kemampuan karyawan
dan menambah knowledge perusahaan,
hal ini tidak akan berlangsung lama karena tidak ada sistem dokumentasi yang
terorganisir dan knowledge akan
hilang bersamaan dengan karyawan yang memiliki knowledge tersebut mengundurkan diri.
Dampak
sedikitnya proses pemerataan dan pembelajaran knowledge telah dirasakan oleh karyawan PT. XYZ, karyawan merasa memikul beban kerja yang sangar berat karena sulit
menemukan solusi masalah, kualitas knowledge
yang dimiliki lambat berkembang dan sering tidak mengetahui informasi yang
bersifat urgent seperti jadwal
kegiatan, berita, voting ataupun
diskusi formal dan informal.
Berdasarkan uraian dan keadaan di atas
menjadikan latar belakang dalam melakukan usulan penelitian yang berjudul “Membangun
Knowledge Management System berbasis Website dan Android di PT. XYZ ”.
